Калининград, ул. Ген. Челнокова, 11а

ЭДО и учётная политика

Всё больше крупных и средних организаций, представителей малого бизнеса и предпринимателей переходят на электронный документооборот, оценивая его преимущества перед бумажным делопроизводством. Часто подключиться к ЭДО вынуждает необходимость представления и получения документов в электронном виде, например, для участия в торгах и госзакупках либо для работы в системах «Честный знак», «Меркурий». Внедрение ЭДО требует внесения изменений в приказ об учётной политике организации.

Что электронный документооборот даёт бухгалтерам

Бумажная волокита отнимает у сотрудников бухгалтерии много времени. Когда необходимо срочно представить очередной отчёт или ответить на требование налоговой, оформить документы на отгрузку или приход, рассчитать и перечислить зарплату, страховые взносы и налоги, бухгалтерам приходится заниматься бесконечной распечаткой, сканированием, копированием, подшиванием, передачей на подпись, отправкой, поиском и архивированием бумаг.

Преимущества электронного документооборота в первую очередь, безусловно, сказываются на повышении эффективности работы бухгалтерии:

  • Сокращается время на подготовку и поиск деловых бумаг. Чтобы срочно найти нужный документ, уже не приходится мучительно копаться в толстых папках-регистраторах, а иногда даже подниматься ради этого на стремянку и стряхивать на себя пыль со стеллажей, добывая документацию для налоговой или арбитража. Не нужно тратить время на распечатку, подшивание. Документы в виде файлов аккуратно разложены в компьютере по папочкам и не загромождают столы. На поиск нужного уходят секунды.
  • Упрощается обмен первичными документами с контрагентами. Бумажные накладные, УПД и счета-фактуры от поставщиков или покупателей часто поступают в бухгалтерию с запозданием, иногда теряются и приходится тратить время и созваниваться с сотрудниками, с бухгалтерией контрагента в поиске документов или с просьбой выписать дубликат.
  • Количество расхождений с контрагентами сокращается. В случае необходимости исправления ошибок по системе ЭДО пересылается универсальный корректировочный документ, исправленный счёт-фактура.
  • Оперативный обмен документами, быстрое выставление счетов и оформление договоров способствуют расширению круга деловых партнёров, укреплению деловой репутации.
  • Своевременное поступление документов позволяет избежать ошибок в бухучёте и отчётности, правильно отразить реализацию, не ошибиться с начислением налогов и принять в зачёт НДС. Бухгалтеру не приходится вносить изменения в учёт, сдавать корректировочные декларации и представлять в налоговую инспекцию пояснительные письма.

Подключение к ЭДО освобождает сотрудников от ненужной рутины, высвобождает время и силы на более важную работу, позволяет сэкономить средства, избавившись от лишних расходов на канцелярские расходы, доставку корреспонденции, бумагу и обслуживание оргтехники.

Как перейти на ЭДО

Для перехода на электронный документооборот необходимо совершить следующие действия:

  1. Определиться со способом обмена: напрямую с контрагентами либо через оператора. В первом случае оформляется соглашение с подробным отражением всех вопросов по порядку передачи информации. Этот способ имеет множество недостатков. Только ЭДО через лицензированного оператора может обеспечить надёжность, оперативность, безопасность, юридическую значимость и удобство обмена.
  2. Выбрать систему ЭДО и заключить договор с оператором.
  3. Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для придания передаваемым документам и информации легитимности.
  4. Назначить ответственных лиц за работу с системой, имеющих доступ к носителю КЭП. Разработать внутренние правила по ЭДО, обеспечить надёжное хранение ключа. Зафиксировать принятые решения письменно, утвердив соответствующие документы.
  5. Подключиться к системе и обучить работе в ней допущенных сотрудников.
  6. Сообщить контрагентам о подключении, пригласить их к обмену электронным способом. С некоторыми деловыми партнёрами можно договориться устно, для других подготовить шаблон письма-приглашения, разослать его по электронной почте. Организации, подключенные к работе в этой же системе, можно найти по ИНН и сообщить им о своём подключении через сервис.

Документальное оформление перехода на ЭДО

Рекомендуется при подключении к электронному документообороту издать следующие внутренние документы по организации или ИП:

  • Приказ о переходе на ЭДО с указанием даты изменения, ссылкой на договор с оператором, список ответственных лиц, допущенных к работе с системой.
  • Положение об ЭДО в организации с расшифровкой используемых терминов, перечислением нормативно-правовой базы, подробным описанием порядка работы. В нём также указывается, что первичные документы могут оформляться в электронном виде и заверяться КЭП.
  • Приказ о внесении изменений в учётную политику организации. ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» предусматривает возможность внесения изменений в документ в случае разработки и применения в организации или ИП новых способов ведения бухгалтерского учёта. Федеральные стандарты допускают использование электронной подписи и ЭДО.

Раздел учётной политики по ЭДО

При составлении распорядительного документа о внесении изменений в приказ об учётной политике организации или индивидуального предпринимателя по бухгалтерскому учёту рекомендуем закрепить добавление отдельного раздела, посвящённого этой теме. Круг вопросов, которые в него необходимо включить, достаточно обширен:

  • Способ осуществления электронного документооборота: напрямую с деловыми партнёрами либо через оператора ЭДО. Передача счетов-фактур в электронном виде и работа с национальными сервисами «Честный знак» и «Меркурий» возможны только через лицензированного оператора связи.
  • Перечень документов, передаваемых по электронным каналам связи. Обычно в него включают: договора и дополнительные соглашения к ним, счета, УПД, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты выполненных работ (оказанных услуг) и письма.
  • Вид подписи для заверения деловых бумаг. В Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 указаны следующие виды: простая, неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только последняя обеспечивает полную законную силу документу, поскольку приравнена к собственноручной подписи уполномоченного лица (руководителя организации).
  • Список сотрудников, имеющих допуск к работе с КЭП и ЭДО. В него кроме генерального директора и главного бухгалтера можно включить также сотрудника бухгалтерии, отвечающего за документооборот с поставщиками и покупателями (заказчиками) и проведение сверок с контрагентами.
  • Условия и сроки хранения электронных документов (совпадают с утверждёнными для составленных на бумаге).
  • Каким образом тот или иной вид документов будет представляться в орган налоговой инспекции по требованию о даче пояснений: на бумажном носителе или в электронном виде.
  • Положения по ЭДО обязательны для применения во всех обособленных подразделениях и филиалах компании, при их наличии.


При составлении приказа об изменении положений учётной политики следует отразить в нём также последние новации законодательства, касающиеся ведения бухгалтерского учёта.

Пример раздела об ЭДО учётной политики

Хозяйственная деятельность каждого юридического лица имеет свои особенности, соответственно раздел об ЭДО в приказе об учётной политике для целей бухгалтерского учёта у каждой организации или ИП будет иметь свои индивидуальные черты. Приведём примерный образец.

Раздел 2. Электронный документооборот (ЭДО)

2.1 Бухучёт в организации ведётся в электронном формате с использованием программы 1С:Предприятие 8.3.

2.2 Применяются унифицированные формы первичных документов и регистры учёта 1С:Предприятие. Дополнительно самостоятельно разработанные вспомогательные регистры и бланки представлены в приложении № 1. Внутренние регистры учёта могут создаваться электронно и на бумаге. Первичные документы для контрагентов составляются либо в электронном, либо в бумажном виде по договорённости с каждым деловым партнёром. Это позволит избежать дублирования и проблем с выбором подлинного юридически значимого документа.

2.3 Электронный документооборот с контрагентами осуществляется с применением системы Контур.Диадок через оператора СКБ “Контур”. Применяются форматы документов, утверждённые ФНС России.

2.4 Первичные документы организации заверяются КЭП (квалифицированной электронной подписью), действующей на момент подписания и применяемой в соответствии с её сертификатом.

2.5 Допуск к работе с системой ЭДО и ключу КЭП, право подписания документов с его использованием имеют сотрудники, список которых приведён в Приложении № 2.

2.6 Документы и регистры в электронном виде хранятся в течение тех же сроков, которые установлены законодательно для хранения бумажных экземпляров по их видам.

2.7 В ответ на требования органов ФНС России о представлении пояснений или документов данные представляются с применением ЭДО, если в требовании не указано иное.

2.8 Приглашение контрагентов к работе в системе ЭДО осуществляется путём рассылки по электронной почте письма-приглашения по разработанной в организации форме. Соглашение о переходе на работу с электронным документооборотом оформляется по просьбе делового партнёра организации.

2.9 Электронные документы, полученные или отправленные через оператора и подписанные КЭП, являются юридически значимыми и не подлежат оспариванию только по причине электронного вида.

2.10 Документы на бумаге продолжают использоваться для взаимодействия с контрагентами, ещё не подключёнными к ЭДО. Также в бумажном формате могут оформляться внутренние документы организации, приказы, служебные записки, служебные задания по командировкам, путевые листы, авансовые отчёты и пр.

Напоминаем, что подключиться к самой популярной в нашей стране системе ЭДО – Диадок – в Калининграде можно в сервисном центре СКБ «Контур».

Поделиться в vk
Поделиться в telegram
Поделиться в email
Заказ звонка

Оставьте заявку на подключение к продуктам СКБ Контур в Калининграде. Менеджер перезвонит вам в течение 1 часа.

ИП Варзарь Юлия Гедеминовна
ИНН 391102949691 ОГРНИП 317392600000442
Официальный партнёр СКБ Контур