Калининград, ул. Ген. Челнокова, 11а

Соглашение об ЭДО с контрагентами

При переходе на электронный документооборот часто возникает вопрос, нужно ли заключать с контрагентом соглашение об условиях и порядке обмена документами. Рассмотрим ситуации, при которых это необходимо сделать, и уточним, как правильно оформить и какую информацию включить в соглашение об ЭДО.

Когда дополнительное соглашение об ЭДО необходимо

Законодательством установлены случаи обязательного применения ЭДО между юридическими лицами: обмен счетами-фактурами для контроля за прослеживаемыми товарами; торговля товарами, подлежащими маркировке, или имеющих животное происхождение, а также в ряде других видов деятельности. Этот список постоянно расширяется.

Для этих ситуаций строго регламентированы все правила, разработаны и обязательны к применению специальные системы, такие как: «Честный знак», «Меркурий». Если организации пересылают документы только в рамках этих тем, дополнительное соглашение не имеет смысла и не заключается.

Если контрагенты решат обмениваться между собой другими видами документов в электронном формате, вне этих рамок, то в некоторых ситуациях они должны подробно в письменном виде утвердить порядок применения ЭДО. Это необходимо для избежания конфликтов и разногласий в дальнейшем, а также для придания юридической силы передаваемым документам и подтверждения своей правоты в судебных инстанциях в случае возбуждения дела в арбитражном суде либо при спорах с налоговой инспекцией.

Обязательность оформления дополнительного соглашения зависит от способа обмена и вида используемой подписи. Организации имеют право наладить обмен документами в электронном виде самостоятельно либо через оператора. В первом случае они пересылают файлы с применением программного обеспечения либо в виде сканов по электронной почте. Обычно при этом документы не заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

ЭДО через оператора

Необходимость заключения соглашения об ЭДО для придания документам легитимности при применении для заверения простых или неквалифицированных подписей установлена в п.2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Этим же законом подписанные УКЭП документы приравниваются к бумажным, подписанным и заверенным собственноручно руководителем организации либо другим уполномоченным лицом.

Конфиденциальность и безопасность информации, полную юридическую значимость документам, их архивацию, сохранность и удобный поиск в базе, надёжность и бесперебойность передачи данных может обеспечить только оператор имеющего соответствующие лицензии.

При ведении электронного документооборота через оператора соглашение между контрагентами в письменном виде оформляется только по желанию сторон.

В том случае, если у организаций нет прямой обязанности заключить соглашение, обсудить все вопросы по передаче информации в электронном виде можно устно.

Оформление соглашения

Договорённость об условиях обмена деловыми бумагами с использованием ЭДО оформляется письменно в произвольной форме как отдельный документ, либо как дополнительное соглашение к основному договору или даже как раздел договора.

При составлении текста соглашения следует учесть положения следующих законодательных актов: законы № 63-ФЗ от 06.04.2011; № 402-ФЗ от 06.12.2011, Методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами между организациями или физическими лицами, утверждённые в 2021 г.; ФСБУ 27/2021.

Документ должен содержать обязательные реквизиты: дата и место; данные подписантов – уполномоченных лиц; предмет соглашения и правовые основания для его оформления (приведённые выше законодательные акты); срок действия документа (начало и окончание); порядок разрешения споров; наименования и реквизиты сторон.

В соглашении помимо стандартных данных необходимо указать следующую информацию:

  • Порядок обмена документами по ЭДО: самостоятельно с указанием способа и каналов передачи данных или через оператора с указанием системы и названия оператора.
  • Перечень видов передаваемых документов, также в отдельных случаях и их электронных форматов (можно оформить в виде приложения).
  • Каким образом следует подтверждать отправку и получение деловых бумаг.
  • При договорённости о смешанном документообороте следует указать конкретные виды документов, которые будут передаваться только по ЭДО, а какие – в бумажном виде, в каких случаях допустимы исключения. Необходимо избежать дублирования, чтобы не было конфликтов по поводу дат.
  • Вид ЭЦП и порядок её применения.
  • Список ответственных лиц, допущенных к работе с электронной цифровой подписью, ответственных за хранение носителя ЭЦП и конфиденциальность данных.
  • Порядок хранения данных (при необходимости).


Дополнительно можно оговорить каким образом при необходимости следует проверять подписи или шифровать данные, как действовать в случае нарушения конфиденциальности или других особых обстоятельствах, включить прочие условия и действия при форс-мажоре.

При заключении договора с оператором Контур.Диадок такое оформленное соглашение можно подписать электронно и оформить с использованием системы.

Подключиться в Калининграде к системе ЭДО Диадок можно в сервисном центре СКБ “Контур”.

Поделиться в vk
Поделиться в telegram
Поделиться в email
Заказ звонка

Оставьте заявку на подключение к продуктам СКБ Контур в Калининграде. Менеджер перезвонит вам в течение 1 часа.

ИП Варзарь Юлия Гедеминовна
ИНН 391102949691 ОГРНИП 317392600000442
Официальный партнёр СКБ Контур