Калининград, ул. Ген. Челнокова, 11а

Переход на ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот между организациями значительно упрощает и ускоряет обмен важными деловыми бумагами: договорами, счетами, товарными накладными, счетами-фактурами и другими. Но для этого необходимо согласие к такому переходу обеих сторон. Прежде всего советуем обсудить возможность и порядок обмена документами с некоторыми основными партнёрами. Договориться о переходе на ЭДО можно как в устной, так и в письменной форме.

Способы электронного обмена документами

Обмен документами в электронном формате допускается осуществлять двумя способами:

  1. Напрямую, например, пересылая сканы заверенных подписью и печатью документов по электронной почте либо с использованием специального программного обеспечения. Однако это достаточно хлопотный процесс, практически не сокращающий бумажную рутину. Существует риск сбоев и потери данных. Получение простой ЭП не избавит от необходимости заключить отдельное соглашение с каждым партнёром о переходе на ЭДО и порядке его ведения с указанием условий признания пересылаемых документов юридически значимыми.
  2. Через оператора – организацию, обеспечивающую безопасность и легитимность передаваемых данных и документов, заверенных квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеющую лицензии и технические возможности для оказания телематических услуг связи и работы с шифровальными средствами и сертификатами ЭЦП. Для обмена документами в электронном виде обе стороны должны заключить договор с операторами и подключиться к системе.

Уведомление о переходе на ЭДО

Поставить в известность контрагентов о переходе на электронный документооборот удобнее всего путём рассылки заранее составленного письма. Нужно один раз составить шаблон письма-уведомления с приглашением присоединиться к ЭДО, а затем проставлять наименование и реквизиты адресата.  Разумеется, перед этим следует выбрать оператора, заключить с ним договор, получить КЭП и подключиться к системе.

Уведомление контрагента о переходе на электронный документооборот составляется в произвольной форме. Рекомендуем включить в него следующую информацию:

  • само предложение о подключении с кратким пояснением, какие преимущества даст это изменение;
  • конкретный срок перехода либо предоставление партнёру права предложить свою дату;
  • виды документов, которыми предполагаете обмениваться электронно;
  • нормативные документы, регламентирующие ЭДО;
  • систему и оператора ЭДО, с которыми работаете.


Также советуем попросить партнёра уточнить, подключён ли он к ЭДО, с какой системой работает. Можно указать в письме, какие шаги нужно предпринять для подключения.

Если ваша организация и партнёры по бизнесу подключены к Контур.Диадок, вы можете найти их по ИНН в самом сервисе и отправить им приглашения к обмену, а также прикрепить соглашение с подробными условиями обмена документами.

В том случае, если вы и ваш контрагент пользуетесь разными сервисами, это не создаст проблем в работе, но за подключение и настройку роуминга некоторые операторы берут дополнительную плату.

Если некоторые контрагенты не захотят подключаться к ЭДО и ответят отказом на предложение либо оставят его без ответа, вам придётся продолжать обмениваться с данными организациями бумажными документами в прежнем порядке.

Письмо о переходе на ЭДО – образец

Приведём примерный образец письма-уведомления.

Руководителю ООО «Ромашка»

Уведомление о переходе на ЭДО

Сообщаем, что ООО «Золотой берег» заключила договор с оператором СКБ «Контур» для ведения электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами в системе Контур.Диадок.

Приглашаем ООО «Ромашка» подключиться к ЭДО с 01 марта 2022 года либо с другой удобной даты по согласованию.

Предлагаем обмениваться электронно через оператора следующими видами документов:

  • товарными накладными;
  • актами выполненных работ (оказанных услуг);
  • счетами-фактурами;
  • счетами на оплату.

Переход на ЭДО будет способствовать более оперативному решению вопросов, укрепит наши деловые связи, ускорит и упростит обмен документами, повысит безопасность их передачи и хранения, сэкономит время сотрудников для более важных задач.

Просим сообщить о Вашем решении и уточнить, с какой системой и оператором ЭДО работает ООО «Ромашка». Если организация ещё не подключена к ЭДО, нужно заключить договор с оператором, получить в ФНС или в удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись, настроить доступ и прислать приглашение в системе.

Обмен между организациями юридически значимыми документами в электронном виде по системе ЭДО регламентирован ст. 169 Налогового кодекса РФ, Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной цифровой подписи», п. 1.3 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме (Приказ Минфина РФ № 174н от 10.11.2015 г.), п. 3 Приказа Минфина РФ № 14н от 05.02.2021 г.

В случае отказа от приглашения к работе в системе ЭДО документооборот будет осуществляться в прежнем порядке.

Письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер организации.

Напоминаем, что в Калининграде получить доступ к системе ЭДО Диадок можно в сервисном центре СКБ “Контур” в Калининграде.

Поделиться в vk
Поделиться в telegram
Поделиться в email
Заказ звонка

Оставьте заявку на подключение к продуктам СКБ Контур в Калининграде. Менеджер перезвонит вам в течение 1 часа.

ИП Варзарь Юлия Гедеминовна
ИНН 391102949691 ОГРНИП 317392600000442
Официальный партнёр СКБ Контур