Нужна ли печать индивидуальному предпринимателю?

Зарегистрировавшись в качестве ИП, начинающий предприниматель при оформлении документов с поставщиками, покупателями и заказчиками часто теряется в ответе на вопросы о наличии печати. Поможем разобраться, так ли необходима печать, в каких случаях её действительно стоит сделать, какие есть риски при её наличии и как их можно избежать.

Обязанность и ответственность

По действующему законодательству ИП не обязан иметь печать, соответственно, никаких штрафов за её отсутствие не будет. Достаточно подписи для заверения любых документов.

Рекомендуем составить в произвольной форме письмо об отсутствии печати и указать свои данные: ИНН, ОГРИП, адрес (место регистрации), банковские реквизиты. При заключении договоров с новыми контрагентами предъявляйте этот документ: он поможет избежать лишних вопросов и проблем.

Предприниматель может при желании изготовить печать. В этом случае он будет обязан использовать её для заверения всех юридически значимых документов, таких как: договора, доверенности, трудовые книжки, накладные, акты о выполнении работ (оказании услуг), акты о приеме-передаче материальных ценностей, основных средств, арендованного имущества и ряда других. Если у ИП имеется печать, то незаверенные ею документы могут быть признаны недействительными. Появляется необходимость постоянно носить печать с собой, не терять и следить, чтобы она не попадала в чужие руки.

Образец печати обычно содержит ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРНИП, местонахождение. Можно разместить в центре печати логотип. Стоимость услуг по изготовлению печати обычно не превышает одной тысячи рублей.

Регистрировать печать не требуется, но иногда рекомендуют направить сообщение с образцом оттиска печати в ОВД, ФНС и торгово-промышленную палату. Это поможет доказать вашу непричастность в случае использования мошенниками поддельной печати произвольного вида с указанием ваших реквизитов. Можно также обезопасить себя, попросив изготовителя печати занести ваши данные и образец оттиска в свой реестр.

В каких случаях ИП нужна печать

По требованию банка

Отдельные банки требуют от индивидуального предпринимателя при открытии расчётного счёта заверение договора банковского счёта и других документов помимо подписи печатью. При использовании чековой книжки для снятия наличных она также понадобится.

Банк имеет право на эти требования, поэтому придётся либо пойти навстречу, либо поискать другой банк.

При работе с госзаказами и участии в тендерах

Для подачи заявки на участие в торгах для возможности получения государственного заказа требуется обязательное наличие печати организации или ИП. Имеется упоминание в регламентирующих документах про необходимость печати только при её наличии, но на практике к этому подходят достаточно строго и могут отказать в приёме документов или найти другой повод придраться.

При участии в тендере для заключения договора на поставку или выполнения работ для коммерческих организаций приходится выполнять требования по оформлению предъявляемых на конкурс документов. В некоторых случаях спасает положение использование электронной подписи.

Если ваши интересы в торгах представляет уполномоченное лицо, выданная ему доверенность должна быть заверена печатью.

При работе с крупным бизнесом

Крупные организации, корпорации, холдинги охотнее идут на сотрудничество с предпринимателями при наличии печати, поскольку видят в этом дополнительную гарантию надёжности. Документы, заверенные подписью и печатью, не будут вызывать вопросов в подлинности. Иногда достаточно представить информационное письмо об отсутствии печати.

Применение электронного документооборота позволит расширить возможности делового сотрудничества, привлечёт новых покупателей и поставщиков, обезопасит от подделок, не понадобится постоянно возить печать с собой, не будет риска её потерять.

Выводы

1. ИП не обязан иметь печать. Штрафных санкций за её отсутствие не существует.
2. Об отсутствии печати можно составить письмо для представления новым контрагентам.
3. Печать может понадобиться:
   1. при открытии счёта, операциях с чековой книжкой;
   2. при работе с крупными организациями;
   3. для участия в тендерах и госзакупках.
4. При наличии печати возникает обязанность постоянно заверять ею все юридически значимые документы. Печать необходимо беречь, хранить в надёжном месте.
5. При изготовлении печати рекомендуется послать сообщение с образцом её оттиска в контролирующие органы.
6. Электронный документооборот позволяет не только упростить и ускорить обмен документацией с контрагентами, но и решить ряд вопросов и проблем, связанных с наличием или отсутствием печати у индивидуального предпринимателя.

Дата публикации: 30.03.2021