В чём выгода и преимущества применения электронного документооборота (ЭДО) для ИП? Когда предприниматель обязан использовать ЭДО? Как происходит подключение к системе и зачем нужна электронная подпись? Ответы – в статье.
Проблемы, которые решает ЭДО
Некоторые индивидуальные предприниматели с небольшими оборотами и малым штатом сотрудников или без них не стремятся к переходу на электронный документооборот (ЭДО), вероятно, полагая, что он выгоден только средним и крупным организациям.
Однако такие ИП заблуждаются, думая, что вести учёт по старинке на бумаге надёжнее и дешевле. Бумажные носители теряются, рвутся. Печать на них выцветает со временем. Найти нужную бумагу на полке в какой-то папке может оказаться затруднительно и долго. Документы могут потеряться в дороге и не дойти до адресата.
Электронные документы в виде файлов надёжно хранятся у оператора на нескольких серверах. Их всегда можно быстро отыскать по базе и просмотреть из любого места, где есть доступ к сети Интернет. В системе Контур.Диадок легко найти нужный, набрав некоторые из известных вам реквизитов: наименование контрагента, вид документа, дату, номер или сумму. Передача данных адресату по электронным каналам связи происходит мгновенно, надёжно и безопасно.
Расходы на бумагу и другие канцелярские товары, покупку и обслуживание оргтехники, услуги по доставке постепенно накапливаются и выливаются в немалую сумму. Оформление и отправка деловых бумаг покупателям и поставщикам, подшивание, сканирование, копирование, архивирование отнимают много времени. Если для этого нанят отдельный сотрудник, то в расходы на документооборот следует включить также его зарплату и страховые взносы с неё.
Заплатив оператору один раз за подключение и техническую поддержку системы ЭДО, предприниматель не несёт в дальнейшем дополнительных расходов, экономит время и силы для первостепенных по важности для бизнеса дел.
Для чего предпринимателю нужен ЭДО
Электронный документооборот через оператора используется ИП:
- для оперативного обмена документацией с деловыми партнёрами;
- правильной и своевременной сдачи отчётности в контролирующие органы: ФНС РФ, ФСС и ПФ РФ, органы статистики, ФТС и другие.
- регистрации онлайн-кассы;
- работы в специальных электронных системах по отдельным видам продукции и товаров;
- участия в госзакупках, электронных торгах.
Данные передаются по защищённым каналам связи. Обеспечена конфиденциальность и надёжное хранение информации.
Передаваемые документы заверяются квалифицированной электронной цифровой подписью, которая обеспечивает их юридическую значимость и в соответствии с законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 г. «Об электронной цифровой подписи» делает их равноценной заменой бумажным экземплярам, заверенным подписью предпринимателя или руководителя организации.
ИП и его контрагенты, поставщики и заказчики (покупатели), могут пересылать друг другу по ЭДО следующие виды деловых бумаг: счета-фактуры, УПД, товарные накладные ТОРГ-12, акты выполненных работ (оказанных услуг), счета на оплату, договора и дополнительные соглашения к ним, письма.
Применение электронного документооборота является обязательным при сдаче отдельных видов отчётности в зависимости от количества наёмных сотрудников у ИП. Этот порог постоянно повышается. Наблюдается стремление постепенно расширять сферы применения ЭДО.
Отдельные виды деятельности требуют подключения к ЭДО для работы в специально разработанных национальных системах:
- «Меркурий» (оператор Россельхознадзор) – по товарам, на которые должны быть оформлены ветеринарные документы. К ним относятся рыба, мясо, птица, т. е. продукты животного происхождения.
- «Честный знак» (оператор ЦРПТ) – по товарам, подлежащим маркировке (молочная продукция, одежда, обувь, лекарства, табак и т. д.);
- Система контроля прослеживаемости товаров, к которым относятся детские коляски, предметы бытовой техники и др.
Из приведённых примеров становится ясно, что без подключения к ЭДО становятся невозможны реализация многих видов собственной продукции и торговля наиболее популярными у населения товарами.
Электронные торги часто предлагают для ИП как для субъектов малого предпринимательства выгодные условия. Однако участие в госзакупках и тендерах часто затрудняют требования о представлении заверенных КЭП необходимых данных и справок в электронном виде на расстоянии из одного населённого пункта в другой.
Можно сделать вывод, что для успешного ведения предпринимательской деятельности в современных реалиях следует максимально использовать возможности электронного документооборота.
Как подключиться к ЭДО
Для начала обсудите с некоторыми из постоянных контрагентов готовность обмениваться деловыми бумагами в электронном виде и связанные с этим переходом вопросы, согласуйте список передаваемых документов и назначьте ответственных, договоритесь о сроках перехода.
Существует два способа передачи документов электронно:
- самостоятельно по e-mail или с использованием программного обеспечения;
- через лицензированного оператора.
В первом случае сохраняется риск утери данных, сбоев, проблем в дальнейшем с подтверждением юридической значимости документов. Также важную роль играет человеческий фактор, поскольку можно забыть отправить бумаги или неправильно их оформить. При этом способе требуется заключение соглашения с контрагентом, в котором будут подробно описаны все важные моменты и правила обмена.
При работе через оператора обеспечиваются удобство, надёжность, безопасность, скорость передачи информации. Заполненные унифицированные формы документов и отчётов подлежат автоматизированной проверке перед подписанием и отправкой. Имеется возможность редактирования и заполнения документа непосредственно в системе.
При сравнении предложений операторов обратите внимание на тарифы, наличие дополнительных опций, часы работы службы технической поддержки, доступность роуминга.
Использование одинаковой системы с основными партнёрами ускорит и упростит начало работы. Для обмена документами между разными системами операторы используют технологию роуминга.
Для подключения к выбранной системе ЭДО заключите договор с оператором и оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП) на самого индивидуального предпринимателя в удостоверяющем центре ФНС РФ. В сервисном центре СКБ «Контур», аккредитованном Минцифрой РФ, можно дополнительно оформить электронную подпись для сотрудников.
Затем внесите изменения в Приказ об учётной политике для целей бухгалтерского учёта, определите правила хранения ключа КЭП и порядок работы с системой, круг допущенных к работе с ЭДО сотрудников.
Web-версия является наиболее простым вариантом работы с ЭДО. В этом случае в систему можно зайти из любого браузера. Интерфейс логичен и интуитивно понятен, в нём несложно разобраться даже неопытному пользователю компьютера.
При интегрировании системы ЭДО с учётной программой, например 1С, появляется возможность автоматической загрузки и выгрузки данных с применением фильтров отбора данных. Это значительно сокращает время обработки и передачи информации.
По всем вопросам, касающимся вопросов подключения, тарифов и работы в системе ЭДО «Диадок» вас будут рады проконсультировать специалисты сервисного центра СКБ «Контур». Осуществляем подключение к Контур.Диадок в Калининграде.
Дата публикации: 07.04.2022
