Калининград, ул. Ген. Челнокова, 11а

Преимущества ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – прогрессивная система, призванная обеспечить идеальный порядок в делопроизводстве, быстрый и безопасный обмен юридически значимыми документами с контрагентами, отделами организации и контролирующими органами.

Документооборот. Значение и проблемы

Документооборот внутри организации и между контрагентами необходим для подтверждения действительности хозяйственных операций, согласования рабочих моментов и принятия решений, составления и предоставления отчётности в ФНС РФ и другие инстанции, а также для многих других целей. Этот процесс сложно самостоятельно наладить и организовать без сбоев.

От правильности составления деловых бумаг и оперативности их доставки адресату зачастую зависит судьба выгодной сделки, впечатление о партнёре, решение о продолжении сотрудничества в дальнейшем, а в итоге – репутация фирмы и её финансовое благополучие.

На оформление документов на бумажных носителях, их составление, распечатку, отправку в почтовом отделении, сканирование, передачу курьеру или в службу доставки уходит драгоценное время сотрудников организации, которое они могут потратить на более нужную для развития бизнеса работу. Для подписания документов приходится отвлекать руководство, копить стопки бумаг на подпись.

Для распечатки и хранения документов организация несёт затраты на бумагу, тонеры (картриджи) для принтера, папки, канцелярские расходы и организацию мест хранения. Архивные папки собирают пыль и занимают ряды стеллажей, которые у крупной организации могут размещаться даже в отдельном помещении. За его аренду, содержание и уборку также приходится платить. Но когда нужно срочно найти какой-либо документ, это часто превращается в огромную проблему.

Документы в бумажном виде могут теряться как в период хранения, так и в пути до адресата и обратно. При обнаружении ошибок или утере приходится проходить весь процесс оформления, отправки и получения заново либо неоднократно просить поставщика внести исправления или выписать дубликат.

Преимущества ЭДО

Преимущества ЭДО

Подключение к системе электронного документооборота через оператора позволяет значительно ускорить и упростить процессы оформления и обмена деловыми бумагами.

При переходе многих сотрудников офисов на удалённую работу к немаловажным плюсам можно отнести возможность отправки, подписания и просмотра документов независимо от места нахождения с любого компьютера, ноутбука и даже через приложение с планшета или смартфона при наличии подключения к сети Интернет. Подписать и отправить документ или подтвердить получение, утвердить дополнительное соглашение к договору можно из дома или со скамейки в парке. Это повышает оперативность и удобство обмена.

Основные преимущества системы ЭДО через оператора:

  • подтверждает юридическую значимость документов с помощью квалифицированной электронной подписи;
  • обеспечивает безопасную передачу информации;
  • доступ к документам имеет ограниченное количество сотрудников организаций;
  • проводит почти мгновенную отправку и получение документов в виде файлов;
  • проверяет документы на ошибки, расхождения и правильность заполнения перед отправкой;
  • экономит время и силы сотрудников, освобождает их от бумажной рутины;
  • при интеграции систем позволяет автоматически отправлять документы напрямую из бухгалтерской программы и загружать их в базы данных, программы учёта;
  • делает прозрачным контроль за перемещением деловых бумаг;
  • позволяет избавиться от пыльных стеллажей с бумажными архивами;
  • обеспечивает надёжное бессрочное хранение большой базы данных с тройным копированием на защищённых разнесённых серверах;
  • делает простым и быстрым поиск нужных документов в электронном виде;
  • сокращает расходы на бумагу и другие канцтовары, поскольку документы создаются и хранятся в виде файлов;
  • обеспечивает оперативную отправку документов в ФНС, ФТС, ПФ РФ и другие контролирующие органы в ответ на требования и запросы;
  • отпадает необходимость в курьерской доставке и отправке документов почтой.
Контур.Диадок обмен документами

Система ЭДО позволяет значительно сократить расходы на документооборот в организации. Ведь если вдуматься, они включают не только бумагу и тонер, но также расходы на покупку мебели для хранения, затраты на приобретение и обслуживание принтеров и МФЦУ, на отправку корреспонденции, и даже зарплату и страховые взносы работников за то время, которое они тратят на создание, распечатку, подписание, оформление, отправку, получение, исправление, архивирование различных бумаг и созвоны по поводу документации.

В отдельных случаях переход на ЭДО необходим для осуществления отдельных видов деятельности, например, при работе с группами товаров, относящимся к прослеживаемым, либо подлежащим маркировке, либо животного происхождения. Также без подключения к ЭДО затрудняется участие в закупках.

Преимущества электронного документооборота над бумажным очевидны и неоспоримы. Система Контур.Диадок – признанный лидер среди операторов ЭДО в нашей стране. В ней зарегистрировано уже свыше 1,4 млн компаний.

В Калининграде получить доступ к системе ЭДО Диадок можно в сервисном центре СКБ «Контур».

Поделиться в vk
Поделиться в telegram
Поделиться в email
Заказ звонка

Оставьте заявку на подключение к продуктам СКБ Контур в Калининграде. Менеджер перезвонит вам в течение 1 часа.

ИП Варзарь Юлия Гедеминовна
ИНН 391102949691 ОГРНИП 317392600000442
Официальный партнёр СКБ Контур